Things to think about when you open your hostel or any kind of business

 

Ahead of the opening of the hostel:

It’s hard to describe all the things to do and think about when you’re building your business, but for all the people who are inspired by my project (and I know there are some because you are a few to write me privately to ask advices on similar projects), I will try to summarize the things to manage.

En amont de l’ouverture de l’auberge :

C’est difficile de décrire toutes les choses à faire et à penser lorsque l’on est en train de monter son affaire, mais pour toutes les personnes qui seraient inspirées par mon projet (et je sais qu’il y en a, car vous êtes quelques-uns à m’écrire en privé pour me demander des conseils sur des projets similaires), je vais tenter de récapituler les choses à gérer.

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Gérer tous les détails de la construction et l’aménagement :

Evidemment, pour ma part, la première chose est qu’une fois par semaine depuis le début des travaux en juillet 2016, je me rends sur le terrain avec mon constructeur ; à savoir que le projet est géré par un chef de chantier qui gère la quinzaine d’ouvriers travaillant sur la construction, au-dessus, il y a un maître d’œuvre, puis mon constructeur avec qui je me rends donc une fois par semaine sur le chantier. Il faut bien réaliser qu’un projet sur plan, c’est une chose, mais un projet qui sort de terre s’en est une autre, donc il y a toujours des choses à vérifier, à changer, à valider, etc. Arrive ensuite le fastidieux choix des différents carrelages et tout ce qui concerne la robinetterie, pas facile quand on ne s’y connaît pas et qu’on ne peut rien projeter étant donné que la construction n’existe pas encore ! Ce fût une vraie galère jusqu’à la dernière minute où j’ai validé mes carrelages, car l’un d’entre eux étant un nouveau produit, il a dû rentrer en production pour que je puisse l’obtenir ; l’usine de création étant à l’autre bout du pays, cela n’a pas facilité les choses.

Il m’a très vite fallu penser à l’aménagement de l’auberge aussi, car au Mexique, une raison de plus qui fait que ce pays me correspond, c’est que les particuliers font travailler les artisans plutôt que de penser systématiquement aux grandes chaînes de magasins. Aussi, pour mes meubles, j’ai pris contact avec différents menuisiers avant d’en sélectionner un pour faire faire sur-mesure mes lits superposés avec casiers, la cuisine de l’auberge ainsi que celle de mon appartement, toutes les étagères et armoires nécessaires dans l’auberge et mon appartement, le bureau de la réception, les tables et tabourets, les portes, etc.

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Manage all details of the construction and the layout:

Obviously, the thing I am doing once a week since the beginning of the construction last July 2016, I go on the land with my builder; the project is managed by a site manager, above him, there is a prime contractor, then my builder I go once a week on the construction site with. It must be realized that a project on plan is one thing, but a project that comes out of the land is another one, so there are always things to check, to change, to validate, and so on. Then comes the tedious choice of different tiles and everything concerning the plumbing, not easy when you do not know anything about that and you can not project anything since the construction does not exist yet! It was a real dilemma until the last minute when I validated my tiles, because one of them being a new product, it had to go into production so that I could obtain it; the factory being on the other side of the country, it did not make things easier.

I quickly had to think about the layout of the hostel too, because in Mexico, one more reason I love that country and the people here is that they work with individual craftsmen rather than systematically think about large chain stores. Also, for my furniture, I made contact with various carpenters before selecting one who is currently finishing the work on my bunk beds with lockers, the kitchen of the inn as well as the one for my apartment, all shelves and cabinets necessary in the hostel and my apartment, the reception desk, tables and stools, doors, etc.

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Development of the communication:

In parallel, I also started setting up the website www.hostelhumanity.com with my webmaster, as well as social networks: Facebook, Instagram, Twitter, Tumblr and VK. It was also necessary to create accounts and profiles on different online booking platforms. The difficulty here being that I do not have the photos of the accommodation since it is still under construction, in other words my communication will be largely limited until the opening of the hostel scheduled around Christmas 2016. So it is obvious that I will miss the beginning of the high tourist season which in the region starts mid-December. In the meantime, during my trips to Puerto Morelos (I remind you that I live in Playa Del Carmen after living in Cancun and lived in 5 different apartments in 5 months 🙂 ), I took the opportunity to start introducing myself to the various actors of the tourism and thus, eventually create partnerships on the activities proposed in the region. Besides, when I introduced myself, I was able to distribute my business cards that I created lately too as you can see below, I let  give me your opinion in the comments below.

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Développement de la communication :

En parallèle, j’ai également commencé la mise en place du site internet www.hostelhumanity.com avec mon webmaster, ainsi que des réseaux sociaux Facebook, Instagram, Twitter, Tumblr et VK. Il a fallu aussi créer les comptes et profils sur différentes plateformes en ligne de réservations. La difficulté ici étant que je n’ai pas encore les photos de l’hébergement puisqu’il est toujours en cours de construction, autrement dit ma communication sera largement limitée jusqu’à l’ouverture de l’auberge prévue aux alentours de Noël 2016, il est donc évident que je manquerai le début de la haute saison touristique qui dans la région reprend à son plein à la mi-décembre. En attendant, lors de passages à Puerto Morelos (je rappelle que je vis à Playa Del Carmen après avoir vécu à Cancun et que j’ai fait 5 appartements différents en 5 mois 🙂 ), j’en ai profité pour commencer à me présenter auprès des différents acteurs du tourisme et ainsi éventuellement créer des partenariats sur les activités proposées dans la région. D’ailleurs, en me présentant, j’ai pu distribuer mes cartes de visite que j’ai créées ces dernières semaines aussi, je vous laisse me donner votre opinion dans les commentaires sur l’aperçu recto verso ci-dessus.

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Le recrutement et l’administratif :

Sur un autre thème important, je me suis aussi vue me transformer en responsable des ressources humaines en créant les offres d’emplois et en les diffusant sur différents sites internet, puis en les postant dans la ville de Puerto Morelos afin de commencer les entretiens fin novembre 2016 pour des embauches prévues à la fin décembre 2016 ; la légère difficulté ici fût de m’assurer que mes offres rédigées en espagnol ne contenaient pas d’erreur, mais après vérification par mon webmaster, il n’y avait qu’une ou deux mauvaises tournures de phrases. Et il y a tout un tas d’autres détails à gérer que ce soit administratif ou que cela concerne la création physique de l’auberge en elle-même qu’ils seraient difficiles de détailler, car j’imagine qu’ensuite, pas mal de choses sont propres au projet en lui-même.

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Recruitment and administration:

On another important topic, I was also transformed into a human resources manager by creating job offers and distributing them on various websites and then posting them in the city of Puerto Morelos in order to start the interviews in November 2016 for hiring scheduled by the end of December 2016; The slight difficulty here was to make sure that my offers written in Spanish contained no errors, but after verification by my webmaster, there were only one or two bad phrases. And there is a lot of other details to be managed whether it is on the administrative part or that it concerns the physical creation of the hostel itself that it would be difficult to detail, because I imagine that afterwards, many things are specific to the project itself.

Management of the stress and fears

One of the main tips that I will give you is to follow every week the evolution of your expenses and therefore of your budget, especially if you have it tight and accurately calculated! Moreover, as far as I am concerned, it reassures me to make a regular checking, because the financial part is the most picky and stressful part of the project … As well as if I spend 24 hours without checking my e-mails or work on something I have in progress, I can quickly feel overwhelmed by what I imagine, is the fear of not leading my project properly. Obviously, the fears are very subtle, I really feel very confident about the project and very positive with a very great feeling of joy about living in the Riviera Maya surrounded by people I met here and I love to this day; But unconsciously, I know I’m pretty stressed out, so it’s important for me to always keep control over what I do or have to do. I guess I should learn to let go a bit, but I can not allow myself to do experiments of this kind, not on the project of my dreams that I have been waiting for years and which asked me many sacrifices so far.

Gérer le stress et les peurs

Un des conseils principaux que je vous donnerai est de suivre chaque semaine l’évolution des dépenses et donc de votre budget, surtout si ce dernier est serré et calculé avec précision ! De plus, en ce qui me concerne, cela me rassure d’y faire régulièrement un point, car la partie financière est la partie la plus pointilleuse, voir stressante du projet … Au même titre que si je passe 24 heures sans vérifier mes e-mails ou travailler sur quelque chose que j’ai en cours, je peux vite me sentir submergée par ce que j’imagine, est la peur de ne pas mener mon projet à bien. Evidemment, les peurs sont très subtiles, je me sens en réalité très confiante sur le projet et très positive avec un très grand sentiment de joie de vivre dans la Riviera Maya entourée de personnes que j’ai connu ici et que j’adore à ce jour ; mais inconsciemment, je sais que je suis assez stressée, donc il est important pour moi de toujours garder le contrôle sur ce que je fais ou dois faire. J’imagine que je devrais apprendre à lâcher un peu prise, mais je ne peux pas me permettre de suite de faire des expériences de ce genre, pas sur le projet de mes rêves que j’attends depuis des années et qui m’a demandé beaucoup de sacrifices jusqu’à présent.

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Have you or would you like to create you own business too?

Avez-vous ou aimeriez-vous créer votre propre entreprise également ?

 

 

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2 thoughts on “Things to think about when you open your hostel or any kind of business

  1. Pingback: Mixing simple pleasures and business with Hostel Humanity coming soon | SOPHIE ADVENTURES

  2. Pingback: The end of SophieAdventures. Goodbye. | SOPHIE ADVENTURES

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